ISO certifikace – jaké jsou a k čemu jsou dobré
Diskuzní fórum (povinná reklama)Na internetu najdete spoustu obecných informací o tom, jak jsou ISO certifikace super a proč si je pro svoji firmu pořídit.(Většinu nejspíš píšou certifikační společnosti, narazil jsem pouze na jeden, který byl z pohledu certifikované firmy a i ten byl takový všelijaký.) Málokdo se ale zabývá konkrétním přínosem a příklady komu se certifikace hodí a komu už méně.
S ISO certifikáty je to podobné jako s vysokoškolskými tituly. Abyste je získali, musíte splnit řadu podmínek a zkoušek. A stejně jako k vysokoškolským titulům k tomu můžete přistupovat.
Jsou firmy, které potřebují mít certifikát jenom proto, aby splnily podmínky výběrových řízení u veřejných zakázek. Nebo proto, aby mohly navázat spolupráci se zahraničním partnerem/investorem. Jsou to důvody určitě logické, ale zdaleka to není vše proč si takový certifikát pořídit. Tím hlavním a pravděpodobně i původním záměrem bylo nastavení a sjednocení administrativních procesů ve firmě.
Pokud máte malou firmu s pár zaměstnanci, tak se to dá v pohodě zvládat a dohlížet na ně. Jak však firma postupně roste, tak rostou i nároky na počet papírů, který se kvůli nim vytváří, účetnictví, nabídky, objednávky, faktury, daně, mzdy, zaškolování nových zaměstnanců atd. To vše obvykle začíná být pro firmu o 15 a více zaměstnanci neskutečně náročné. Pokud vyrostete na nějakých 20 až 30 zaměstnanců, tak najednou zjišťujete, že polovina vlastních lidí nezná vaše firemní hodnoty, že jste jim sice poslali všem mail, ale dvě třetiny ho neotevřeli, že se každý nový zaměstnanec ptá jak má svoji práci dělat a kde pro ni najde podklady… Prostě věci, které v pěti lidech parádně fungovaly, se ve dvaceti lidech začínají totálně rozpadat. Ono kritické množství se nemusí týkat ani lidí, může jít o počet klientů, zakázek, zboží ve skladu. Prostě o cokoliv, co přeroste schopnosti několika málo lidí to řídit.
Je tedy ISO certifikace řešením? Je a není. ISO certifikát je jen papír. Je to potvrzení, které říká, že jakž takž naplňujete základní procesy, že jste splnili kritéria pro jeho získání. Tak jako vysokoškolský titul říká, že jste absolvovali všechny potřebné zkoušky pro dokončení vysoké školy, ale neříká, jestli jste prakticky použitelné, či ne. To nejpodstatnější na ISO certifikaci je příprava a možnost nastavit si procesy tak, aby firma slušně fungovala. Pokud si procesy nastavíte čistě tak, aby prošly ISO kontrolou, tak to taky jde, ale pak se připravujete zbytečně o potenciál certifikací jako takových.
Jak taková certifikace probíhá a kde si ji poptat? Nejdřív k vám přijde někdo z certifikační společnosti nebo certifikační agentury a nastaví vám procesy ve firmě tak, aby plnily normy. Tady přesně je potenciál z toho získat nejen návod, jak tisknout kupu papírů, ale i nějaké manuály pro procesní řízení a další věci. Agentura vaši firmu připraví na ISO certifikaci a pak přijde certifikační autorita, zkontroluje, jestli je vše v pořádku a udělí vám certifikát. Certifikát má omezenou platnost, takže se musí pravidelně obnovovat.
Sehnat někoho, kdo poskytuje ISO certifikace, není problém, stačí trochu pohledat na internetu. Nejznámější je pravděpodobně TUV SUD, ale jsou zde i menší firmy, které jsou schopny dosáhnout často lepšího výsledku, například certifikační orgán EURO CERT a další.
Častým omylem týkajícím se certifikátů, je představa, že se jedná čistě o procesní věci. Existuje řada různých certifikátů, které se managementu kvality a procesů netýkají. Například ISO 14001, která se zabývá environmentálním managementem nebo ISO 18001, což je norma zabývající se systémem managementu ochrany bezpečnosti a zdraví při práci.
Pokud to tedy shrneme, tak jako malé firmě jsou vám certifikáty v podstatě k ničemu. Potřebovat je můžete k získání státních nebo veřejných zakázek, mohou se vám hodit při navazování přeshraniční komunikace, nebo při komunikaci s velkými korporacemi. Přirozeným důvodem pro získání certifikátu je růst firmy na 20 a více zaměstnanců, kde se bez procesů začnete topit.