Invelo: jak dostat faktury a každodenní administrativu do pořádku
Diskuzní fórum (povinná reklama)
Zakázka je hotová, zákazník spokojený a den pomalu končí. Ještě zbývá vystavit fakturu, zkontrolovat platbu od minulého týdne a dohledat doklad od dodavatele. Pro mnoho živnostníků a menších firem je právě tato druhá směna běžnou součástí podnikání. Invelo nabízí online prostředí, ve kterém mají faktury, zálohy a další obchodní doklady své místo.
Malá firma potřebuje přehled, ke kterému se může vracet
Při několika zakázkách se dá spousta věcí udržet v hlavě. Jakmile se ale sejde více klientů, termínů a plateb, začne být důležité, aby informace zůstaly dohledatelné i po několika týdnech. Kdo dostal fakturu? Co přišlo od dodavatele? Které platby je potřeba zkontrolovat? Odpověď by neměla vyžadovat procházení e-mailů a otevírání celé složky souborů.
Invelo soustřeďuje práci s doklady do jednotlivých přehledů. Vystavené faktury jsou oddělené od přijatých, samostatné místo mají také další obchodní dokumenty. Uživatel si tak může vytvořit vlastní pravidelný postup: připravit podklady, vystavit doklad a následně se vrátit ke kontrole plateb.
Vystavené a přijaté faktury představují dvě strany podnikání
Faktura zákazníkovi zaznamenává vlastní práci nebo dodávku. Přijatý doklad naopak souvisí s tím, co firma nakoupila. Invelo pro obě oblasti nabízí oddělenou evidenci. To je praktické například pro řemeslníka, který během stejného týdne dokončí několik zakázek a zároveň objednává materiál.
Při kontrole se pak může soustředit na konkrétní skupinu dokladů. Jednou řeší vlastní fakturaci klientům, jindy podklady od dodavatelů. Tento způsob práce pomáhá udržet pořádek už během měsíce, kdy si člověk ještě dobře pamatuje, ke které zakázce daný doklad patří.
Od nabídky k předání zakázky
Obchod často začíná dlouho před vystavením faktury. Zákazník potřebuje nabídku, aby věděl, co objednává a za jakých podmínek. Při dodání zboží nebo předání zakázky může být potřeba dodací list. Invelo proto vedle faktur nabízí také práci s nabídkami a dodacími listy.
Představme si menší firmu, která pro zákazníka připravuje dodávku výrobků. Nejprve potřebuje sepsat nabídku, později doložit předání a nakonec vystavit fakturu. V Invelo může připravovat jednotlivé typy dokumentů v rámci stejného nástroje. Každý doklad přitom stále plní svůj vlastní účel a před odesláním je potřeba zkontrolovat jeho obsah.
Zálohy jako součást běžné práce
U výroby na objednávku, delších zakázek nebo nákupu materiálu se podnikatelé setkávají se zálohou. Vedle vystavení zálohového dokladu je důležité také zaznamenat, že peníze skutečně dorazily. Invelo umožňuje u zálohového dokladu potvrdit přijetí platby.
V praxi to vytváří jasný kontrolní bod. Po příchodu peněz se člověk vrátí ke konkrétnímu dokladu a zaznamená platbu. Při další práci se zakázkou pak nemusí spoléhat pouze na poznámku v kalendáři nebo na vlastní paměť. Způsob vyúčtování konkrétního obchodu samozřejmě vychází z jeho podmínek.
Pravidelná spolupráce nemusí znamenat začínat pokaždé znovu
Údržba, servis, správa webu nebo dlouhodobé poskytování služby mají jednu společnou vlastnost: fakturace se vrací v podobném rytmu. Invelo pro tyto situace nabízí opakované faktury. U plánu lze nastavit interval a začátek, případně vymezit jeho trvání.
Například poskytovatel pravidelné služby si může připravit plán odpovídající dohodě s klientem. Po správném nastavení opakování nemusí každý cyklus připravovat stejný doklad od prázdného formuláře. Při změně ceny, rozsahu služby nebo ukončení spolupráce je ale potřeba plán znovu projít a upravit. Automatizace má následovat aktuální dohodu se zákazníkem.
Kalendář plateb dává termínům souvislosti
Jedna faktura ukazuje konkrétní obchod. Pro rozhodování během týdne je užitečný i širší pohled. Hlavní panel Invelo proto doplňuje graf faktur a kalendář plateb. Uživatel se může orientovat v časovém rozložení dokladů a vracet se k termínům, které potřebuje řešit.
Takový přehled se hodí například na začátku pracovního týdne. Podnikatel si projde nadcházející platby, připraví si otázky ke konkrétním zakázkám a stanoví, co je potřeba ověřit. Kalendář je užitečný především tehdy, když evidence odpovídá skutečnosti a potvrzené platby se průběžně zaznamenávají.
K rozepsanému dokladu se dá vrátit
Přípravu faktury může přerušit telefonát, návštěva zákazníka nebo chybějící údaj. Invelo průběžně ukládá rozepsané formuláře v daném prohlížeči. Rozpracovaný obsah tak pomáhá zachovat při návratu ke stejné práci na stejném zařízení.
Jde o lokální uložení v prohlížeči, což je důležité při střídání počítače a telefonu. Koncept nelze považovat za automaticky přenesený mezi zařízeními a vymazání dat prohlížeče jej může odstranit. Pro hotový doklad je rozhodující jeho řádné uložení v aplikaci.
Jak začít bez zbytečného komplikování
Při zavádění nového nástroje se vyplatí projít jeden skutečný pracovní případ od začátku do konce. Připravit nabídku, vyzkoušet potřebné doklady, zkontrolovat údaje a podívat se, jak se s nimi následně pracuje v přehledech. Teprve potom dává smysl přidávat opakovanou fakturaci a další postupy.
Užitečným návykem je také krátká pravidelná kontrola. Jednou během týdne projít faktury a platby, doplnit chybějící podklady a opravit neaktuální plány. Invelo k tomu poskytuje společné pracovní prostředí; konkrétní rytmus si může živnostník nebo firma nastavit podle vlastního provozu.
Invelo pro každodenní administrativu
Vystavené i přijaté faktury, zálohové doklady, nabídky, dodací listy a opakovaná fakturace řeší různé okamžiky jedné podnikatelské práce. Jejich společným jmenovatelem je potřeba vědět, co už proběhlo a k čemu je třeba se vrátit. Invelo tyto oblasti propojuje v jednom online nástroji pro malé podnikání.
Službu a její aktuální možnosti najdete na Invelo – online fakturace